Come migliorare la produttività del lavoro intellettuale e manageriale

Riunioni più brevi ma più produttive. 

Lettura mirata dei documenti e non fermarsi troppo tempo in ufficio. Migliorare la produttività passa da una serie di accorgimenti, a volte davvero semplici, che riescono a combinare, da un lato la gratificazione dell’individuo, in grado di raggiungere i propri obiettivi aziendali e di carriera e dall'altro garanzia di reddito per i datori di lavoro. 

Robert C. Pozen, dirigente finanziario e docente alla Harvard Business School, indica la strada da seguire per migliorare l’organizzazione del lavoro nelle aziende, scardinando convinzioni diffuse.

Quantità non significa certamente qualità. Non è importante quante ore si sta in ufficio ma piuttosto è cruciale quanto si produce; fare tardi insomma non è di per sé un valore ed è meglio uscire dall'ufficio non più tardi delle 18. Stesso discorso per le riunioni, solitamente lunghe e poco produttive; considerando che l’attenzione cala dopo 20 minuti, meglio che un meeting non superi mai i 90 minuti. Quali accorgimenti utilizzare per accorciare i tempi di una riunione? Un’azienda americana toglie le sedie dalla sala riunioni prima di cominciare; i meeting così, non durano mai più di mezz'ora. Per incrementare la produttività sul lavoro, considerata l’enorme mole di articoli, documenti aziendali e relazioni che si devono leggere, è importante utilizzare una lettura mirata, che consenta di selezionare e non perdere tempo. Sapere che cosa si cerca in ogni articolo permette di individuare solo i passaggi che servono al proprio obiettivo. Riflessione a parte meritano le e-mail ricevute, di cui solitamente il 90% sono inutili, contro il 10%, che contengono invece questioni rilevanti, a cui bisogna rispondere subito, per non perdere tempo dopo per ritrovarle e per ripensare alla risposta.

Ecco il decalogo che suggerisce Pozen:

1. Risultati, non ore
2. Ordinare gli obiettivi per priorità
3. Riunioni brevi
4. Ohio (Only handle it once – fallo una volta sola)
5. Lettura mirata
6. Scrivere una traccia: tradurre il pensiero in parole
7. Delegare, delegare
8. Massimizzare le chance di carriera
9. Cambiamento perpetuo: il cambiamento non deve essere eccezione ma regola
10. Sostegno della famiglia

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